10 tips om de productiviteit in de publieke sector te verhogen

Meer doen met minder mensen is de realiteit voor veel directeuren en HR-managers in de publieke sector. Je hebt te maken met bezuinigingen, minder budget en meer taken. De externen zijn weg en de vaste medewerkers moeten steeds harder werken. De werkdruk en de stress nemen toe, de sfeer op kantoor wordt er niet beter op en het ziekteverzuim neemt weer toe. Nog minder medewerkers die het werk uitvoeren en nog harder moeten werken.

Daardoor komt ook de dienstverlening onder druk te staan. De kans op fouten neemt toe. De kwaliteit gaat achteruit. En burgers die menen dat zij hiervan de dupe worden, klimmen in de pen en dienen een klacht in, of gaan naar de rechter om hun gelijk te krijgen.

Doorbreek de spiraal

Om dit probleem op te lossen, zou je in het bedrijfsleven stoppen met producten of diensten die geen geld meer opleveren, de prijs van het product verhogen of het productieproces verplaatsen naar een laag-lonen-land. Zo gaat het niet in de publieke dienstverlening. Er is wettelijk bepaald welke diensten en producten je moet leveren. De prijs van een product wordt in Den Haag bepaald en dienstverlening uitbesteden aan een laag-lonen-land is niet mogelijk.

Hoe kan het dan wel. Door aandacht te geven aan de medewerkers. Door de inzet van de medewerkers te optimaliseren, zodat de arbeidsproductiviteit toeneemt. Je wilt vast weten hoe je dat kunt doen. Ik geef je hierbij 10 tips.

1. Stimuleer bevlogenheid van medewerkers

Bevlogen medewerkers zetten net dat stapje extra. Ze zetten zich in voor de doelen van jouw organisatie en zijn bereid om extra aandacht en tijd te besteden aan het publieke belang. Bevlogen medewerkers hebben meer plezier en een hogere creativiteit. Volgens Gallup leiden bevlogen medewerkers tot 21% meer productiviteit en 37% minder ziekteverzuim.

2. Zorg voor doelgerichte managers

‘Leidinggevenden hebben grote invloed op beleving, arbeidsvreugde en het levensgeluk van hun medewerkers’, aldus Ben Tiggelaar. Daarvan zijn managers zich nog niet altijd bewust. Ze hebben een voorbeeldfunctie en hun acties zijn belangrijker dan hun woorden. Hoe gaan ze om met lastige besluiten en met medewerkers die niet goed genoeg zijn.

3. Breng balans aan in de organisatie

In elke organisatie zijn potentiële energievreters en energiebronnen aanwezig. De energievreters tasten het welzijn en de gezondheid aan. De energiebronnen leveren bevlogenheid op. Hoe medewerkers daarop reageren is afhankelijk van de hulpbronnen die ze hebben, zoals hobby’s, een gelukkig gezinsleven, geen financiële zorgen, familie en vrienden.

Energiebronnen op het werk en hulpbronnen van de medewerker verminderen de negatieve effecten van werkstress. Zij beschermen medewerkers als het ware tegen stress. Veel energievreters en weinig hulpbronnen zorgen voor meer stress en meer verzuim. Daarom is het vinden van de balans zo belangrijk.

4. Zorg voor goede HR-ondersteuning

Natuurlijk is de manager verantwoordelijk voor het functioneren en ontwikkelen van de medewerkers. Dat betekent niet dat hij alles moet weten en alles moet kunnen op het HR-gebied. Daarvoor kan hij een beroep doen op de afdeling HRM. Als manager en HR-adviseur een goede band en hebben goed samenwerken, worden personeelsproblemen binnen de afdeling of het team opgepakt en opgelost.

5. Richt je op duurzame inzet van medewerkers

We worden ouder en leven gezonder. De pensioengerechtigde leeftijd schuift op. We werken dus steeds langer. Dat betekent dat we soms een heel ander beroep kunnen kiezen en twee of drie carrières na elkaar kunnen hebben.

Dat vraagt om een andere kijk op werken en een andere inzet van medewerkers. Een duurzame inzet waar de persoonsgebonden factoren en de organisatiefactoren in balans zijn. Waar een sabbatical niet betekent dat je een burn-out hebt en waar ruimte voor (met name) vrouwen is om na hun 45^ste vol voor hun carrière te gaan.

6. Betrek medewerkers bij verbetering en vernieuwing

Medewerkers weten precies waar tijd en geld verspild wordt. Ze weten ook hoe je tijd en geld kunt besparen door het proces anders in te richten. Of door slimmer te werken. Ga daarom in gesprek met de medewerkers over verbeteringen en vernieuwingen, zodat de burger beter geholpen wordt.

7. Zet oudere medewerkers niet buiten spel

Tegenwoordig ben je al oud als je tussen de 45 en 50 jaar bent. Terwijl je dan nog maar op de helft van de werkzame leven zit. Er is ook geen wetenschappelijk bewijs voor de stelling dat de gezondheid, de inzetbaarheid en arbeidsproductiviteit van oudere werknemers, vermindert. En toch komt het voor dat medewerkers van 45 jaar en ouder niet in het mobiliteits- en/of opleidingsbeleid worden meegenomen. Waarom zou je niet investeren in een medewerker van 45 jaar die nog 20 jaar werken voor de boeg heeft.

8. Schrap overbodige en onnodige regels

Elke organisatie heeft regels en richtlijnen waarvan je je afvraagt waarom ze bestaan. Wat ik regelmatig zie is, dat als zich een incident heeft voorgedaan, dat dat leidt tot nieuwe regels en meer controle. Dat betekent vaak dat in de loop van de tijd elke uitzondering in een regel is gevat. Wat gaat er verkeerd als je de overbodige en onnodige regels afschaft? Ik ben ervan overtuigd dat er niets mis gaat en het levert tijd op door minder controles.

9. Zet vakmanschap centraal

Vakmanschap gaat over betrokkenheid, creativiteit, trots en plezier. Een vakman heeft ruimte nodig om zijn vak uit te oefenen, dat heet autonomie. Het gaat niet alleen om de juiste dingen doen, het gaat ook om het overtreffen van de verwachtingen van de burger of collega. En hij moet weten waarom iets gedaan moet worden (zingeving).

10. Maak HR-beleid dat bijdraagt aan het verhogen van de productiviteit

Zet HR-beleid en -instrumenten in die bijdragen aan het verbeteren van de prestaties en het verhogen van de productiviteit. Combineer de instrumenten tot zogenaamde bundels die elkaar versterken. In de praktijk kom ik nog wel eens tegen dat er in (project)teams wordt gewerkt en dat er aan het einde van het jaar één persoon uit dat team een individuele bonus krijgt. Dat draagt niet bij aan het werken in teams en het leveren van een teamprestatie.

Conclusie.

Wil je de productiviteit verhogen en betere prestaties bereiken, begin dan met het stimuleren van de bevlogenheid van medewerkers, betrek hen bij verbeteringen en vernieuwingen, richt je op duurzame inzetbaarheid en vergeet de oudere medewerkers niet. Schaf overbodige regels af en zet vakmanschap centraal. Ondersteunend hieraan is het management en de afdeling HRM. Kies één onderdeel en ga daarmee aan de slag.

Met welk onderdeel ga jij beginnen of wil je beginnen? Plaats je reactie in het reactieveld hieronder. Alvast bedankt voor het delen!

Ik wens je veel succes in HR, Erika Lunsche

P.S. Deel dit artikel met je netwerk en je collega’s, zodat zij ook kunnen profiteren van dit artikel. Klik op één van de social media knoppen om het artikel te delen.