Deze week was er een ondernemer op tv. Directeur van een horeca-imperium. Hij bezit diverse horeca-ondernemingen in binnen- en buitenland. De reden dat ik over hem begin is zijn verhaal over de binnenkant en de buitenkant. Hij vertelde dat iedereen kijkt naar de buitenkant, het succes, de grote auto, het dure horloge. Er is ook een binnenkant van lange werkdagen, ‘s morgens om zes uur naar huis, niemand om mee te sparren, zorgen over zijn mensen en je heel alleen voelen aan de top.
It is lonely at the top
Hij is niet de enige directeur die het zo voelt. Ook andere directeuren hebben het gevoel dat ze er alleen voor staan, dat ze met niemand kunnen sparren. De directeur bespreekt zijn zorgen niet met zijn personeel. Het personeel verwacht dat hij de problemen oplost. Elke dag neemt de directeur besluiten en bij sommige besluiten wil hij wel wat raad hebben.
Volgens mij is daar een rol weggelegd voor de HR-professional. Ben jij degene die de directeur steunt als hij het gevoel heeft er alleen voor te staan? Ben jij degene die hem voorziet van informatie en nieuwe inzichten als hij te weinig weet van het onderwerp waarover hij een besluit moet nemen? Ben jij degene naar wie hij toe gaat als hij hulp nodig heeft?
Om je daarbij te helpen heb ik 3 stappen ontwikkelt die het verschil maken of de directeur naar jou toegaat of naar je collega. Met deze stappen word jij de beste business partner voor de directeur.
Stap 1: Ken de directeur
Hoe goed ken jij de directeur? Weet jij wat mensen zoals hij doen. Hans Bolte heeft alvast voor je gevraagd hoe de werkweek van managers eruit ziet. Hij vroeg aan 150 managers naar hun tijdsbesteding per week en de meeste tijd besteden ze aan (1) vergaderen (ruim 8 uur); (2) rapporteren en memo’s schrijven (ruim 6 uur); (3) forenzen (6 uur) en (4) e-mails lezen en beantwoorden (ruim 5 uur).
Henry Mintzberg heeft managers in hun dagelijkse praktijk geobserveerd en heeft de activiteiten ingedeeld in drie soorten activiteiten, namelijk
- interpersoonlijke activiteiten, zoals leiderschap en boegbeeld van de organisatie
- informatieverwerkende activiteiten, zoals zoeken naar informatie, verspreiden van informatie en optreden als spreekbuis van de organisatie
- besluitvormende activiteiten, zoals verbeteren en vernieuwingen aanbrengen, beslissen over en toewijzen van mensen en middelen om het werk gedaan te krijgen.
Hoe zit het met jouw directeur. Besteedt hij ook veel tijd aan vergaderen of juist aan het inspireren van medewerkers. Het antwoord kan je veel vertellen over wat hij belangrijk vindt. Weet je waar hij zich zorgen over maakt en waar hij wakker van ligt. Probeer daar achter te komen, want dan kun je hem beter adviseren.
Stap 2: Spreek de directeur vaker
Zorg dat je de directeur regelmatig spreekt. Mensen die een goede relatie hebben, brengen veel tijd met elkaar door. Als jij een relatie met de directeur opbouwt, zul je veel tijd met hem door moeten brengen. Dat is nodig om een band op te bouwen. Niet alleen de tijd die je doorbrengt met elkaar is belangrijk, maar ook hoe vaak je elkaar ziet en spreekt. Je kunt gebruik maken van de voorkeur van managers om mondeling geïnformeerd te worden, daar houden ze meer van dan van rapporten en memo’s.
Het kan lastig zijn om de directeur vaak en veel te zien. Daarmee bedoel ik ook niet dat je hem dagelijks moet zien en spreken. Met eens per week kom je al aardig in de richting. Loop ’s morgens of juist aan het einde van de middag bij hem naar binnen. Nodig hem uit voor een werklunch. En zo zijn er nog meer dingen die je kunt doen om vaker en meer contact te hebben.
Stap 3: Stap over naar het informele netwerk
Binnen elke organisatie heb je formele en informele netwerken. De formele netwerken zijn zichtbaar voor iedereen en bestaan uit de organisatiestructuur, de rollen en functies. Dat wat is vastgelegd. De informele netwerken zijn de onzichtbare structuren, de smeerolie binnen de organisatie. Iedereen weet dat je bij Karel moet zijn voor de laatste ontwikkelingen, of bij Greet voor een goed advies.
De vraag is hoe de directeur gebruik maakt de netwerken. Hij gebruikt ze voor verschillende soorten vragen. Voor de uitvoerende en operationele vragen gebruikt hij het formele netwerk. Als de directeur wil weten hoe het zit met de uitvoering van beleid en de toepassing van regelgeving, dan neem hij contact op met de afdeling HR.
Voor strategische vragen en gevoelige of vertrouwelijke kwesties gebruikt hij het informele netwerk. Als de directeur de ontwikkeling van zijn team wil bespreken, of zijn eigen belemmeringen wil bespreken, dan doet hij dat met iemand waar hij een een goede relatie mee heeft.
Als je de stappen doorlopen hebt, heb je een relatie opgebouwd en de overstap gemaakt naar het informele netwerk van de directeur. Als je in het formele adviesnetwerk zit, word je erbij gehaald omdat ‘het moet’. Als je in het informele adviesnetwerk zit, word je erbij gehaald omdat ‘het waardevol is’. Dat is belangrijk om de positie van business partner te krijgen.
Begin met stap 1, het leren kennen van je directeur. Welke informatie heb jij nodig om hem (of haar natuurlijk) beter te leren kennen. Hoe heb je dat aangepakt? Deel het en laat je reactie achter in het reactieveld.
Ik kijk ernaar uit je reactie te lezen. Laat je reactie hieronder achter. Als dank voor het delen, ontvang je van mij een mooi cadeau. Een GRATIS coach-sessie van 30 minuten (telefonisch of via skype).
Ik wens je succes in HR, Erika Lunsche
PS. Deel dit artikel met je netwerk en je collega’s, zodat zij ook kunnen profiteren van dit artikel. Klik op één van de knoppen hieronder om het artikel te delen.
No comments yet.