Als HR-professional werk je hard en heb je altijd te weinig tijd voor je eigen ontwikkeling. Je kunt nauwelijks voldoen aan alle taken die op je bord liggen. Je wilt je ontwikkelen als strategisch partner van het management, maar waar haal je de tijd vandaan.
In dit artikel staan zeven tips die je helpen om efficiënter te werken en je in staat stellen om meer tijd aan de manager te besteden. Het mes snijdt dus aan twee kanten. De tijd die je bespaart kun je gebruiken om je te ontwikkelen als strategisch partner.
Tip #1: Bedenk vooraf wat de manager wil weten
Bij het geven van een presentatie of het introduceren van nieuw beleid, ga je vaak uit van de positie van de afdeling HRM. De werkwijze is bedacht met HR in de hoofdrol, de voor- en nadelen zijn van toepassing op de afdeling HRM.
Als je een presentatie of lezing geeft, verplaats je in de rol en positie van de manager en stel je zelf de vraag: “Als ik de manager zou zijn, wat zou ik willen weten over dit onderwerp”. Waar loopt de manager tegenaan, met welke gevolgen kan hij te maken krijgen, wat zijn de voordelen en de nadelen voor de manager. Als je antwoord op die vragen hebt, kun je sneller je presentatie maken. Je bespaart tijd doordat je anticipeert op zaken waarover je anders vragen zou hebben gekregen.
Tip #2: Zet vaakgestelde vragen bij de FAQ’s
Ik heb gemerkt dat leidinggevenden vaak met dezelfde vragen komen. En dat ik regelmatig hetzelfde antwoord gaf. Dit kun je voorkomen door op intranet een rubriek met veelgestelde vragen te maken. Je kunt bijvoorbeeld met jezelf afspreken dat als je een vraag vjjf keer hebt beantwoord, dat je het dan op intranet zet.
Nu hoor ik je denken; dat werkt niet, want daar kijken managers niet. Ik denk dat hoe aantrekkelijker deze rubriek is, des te meer er gebruik van gemaakt wordt. Je kunt bijvoorbeeld aparte rubrieken voor managers en medewerkers maken. Maak voor de invulling gebruik van tip #1 en verplaats je eerst in de positie van de ander.
Doe dit samen met je collega’s. Inventariseer de vragen en formuleer met elkaar de antwoorden. Vraag daarna aan een paar managers of het duidelijk en aantrekkelijk is, voordat je het publiceert.
Tip #3: Cluster gelijksoortige taken
We weten allemaal dat, als je gestoord wordt in je werkzaamheden, het tijd kost om je weer op je werkzaamheden te concentreren. Je laat je afleiden door e-mails en het voeren van een (telefoon)gesprek tussendoor. Als je je werkzaamheden clustert en op vaste momenten per dag of week die taken afhandelt, dan kun je efficiënter werken. Handel bijvoorbeeld 2 keer dag de e-mails af.
Blok in je agenda tijd om alle telefoontjes eens per dag te voeren. Bedenk van te voren wat daarvoor een handige tijd is, want anders moet je mensen meerdere keren bellen voordat je ze te pakken hebt. Als je een voicemail inspreekt, laat dan weten dat je bijvoorbeeld alleen tussen 12 en 2 telefonisch bereikbaar bent, want anders word je de hele dag gestoord.
Tip #4: Ga staand overleggen
‘Heb je even?’ Komt die vraag jou ook bekend voor? Ik ga er meestal ook nog uitgebreid voor zitten, want ik wil de ander mijn volledige aandacht geven. Dat even wordt vaak 10 minuten of een kwartier. Terwijl ik daar eigenlijk geen tijd voor hebt.
Wat helpt is om te gaan staan. Sta op en zeg dat je 5 minuten tijd hebt. Het voordeel van staan is dat je actiever bezig bent met de vraag en het antwoord. Daardoor kun je de ander sneller helpen. Je bent op gelijke (oog)hoogte, zodat de ander jouw volledige aandacht heeft. Het is eenvoudiger om het gesprek af te ronden, want nadat je hebt gevraagd of de vraag beantwoord is, wens je de ander een prettige dag en ga je weer zitten. Zo geef je duidelijk aan dat het gesprek beëindigd is.
Tip #5: Doe één ding tegelijk
We denken dat we veel taken tegelijkertijd kunnen doen. Op hetzelfde moment een telefoongesprek voeren en een e-mail afhandelen. Of met iemand in gesprek zijn en aan een notitie werken. Stop ermee, want je bent uiteindelijk meer tijd kwijt, dan wanneer je je op elke taak concentreert en afhandelt. Dit zogeheten multitasken veroorzaakt stress en het leidt onvermijdelijk tot het maken van fouten.
Tip #6: Volg de 80/20 Regel (Pareto Principe)
De algemene regel van het Pareto Principe is dat 80% van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20% van de oorzaken. Onderzoek daarom welk deel van jouw werk (de 20%) de grootste impact heeft op de organisatie (de 80%). Focus zoveel mogelijk daar je energie op.
Tip #7: Maak een HR-kalender
Elk jaar komen dezelfde werkzaamheden weer terug, zoals de HR-cyclus (functionerings- en beoordelingsgesprekken), het opstellen van opleidingsplannen, de belonings- en gratificatieronde, het maken van de vlootschouw en de personeelsplanning. Als je deze zaken in de HR-kalender zet, weten managers wanneer ze met de voorbereiding van wat moeten beginnen. Vaak komt dit ook de samenhang van HR-instrumenten ten goede.
Wat voor managers nog beter is, is een bedrijfsvoeringskalender. Maak samen met je collega’s van bijvoorbeeld Financiën, Communicatie en ICT een overzicht van alle jaarlijks terugkerende zaken. Misschien zie je dan ook dat de volgorde of timing van sommige zaken niet logisch is. Pas dat aan en verstrek de kalender aan het management.
Heb jij tips om efficiënter te werken en de manager meer aandacht te geven? Deel ze en laat hieronder je reactie achter.
Ik kijk ernaar uit je reactie te lezen en van jou te leren. Als dank voor het delen, ontvang je van mij een mooi cadeau. Een GRATIS strategie-sessie van 30 minuten (telefonisch of via skype).
Ik wens je succes in HR, Erika Lunsche
P.S. Deel dit artikel met je netwerk en je collega’s, zodat zij ook kunnen profiteren van dit artikel. Klik op één van de social media knoppen om het artikel te delen.
No comments yet.