Elke dag wordt jouw team geconfronteerd met problemen. Soms zijn deze problemen snel op te lossen en dat doet jouw team dan ook. Een klant opbellen die niet tevreden is; een fout herstellen en excuses aanbieden of een product terugnemen omdat het kapot is. Soms kost het meer moeite om een probleem op te lossen. Die problemen hebben meestal te maken met het team zelf, de onderlinge samenwerking, een andere werkwijze of de verdeling van taken.
Wat is er aan de hand?
Het probleem is vaak het probleem niet, maar wel hoe je met je team tot een goede oplossing komt. Waar mensen samenwerken ontstaan misverstanden en meningsverschillen. Dat is heel normaal en hoort bij het werken in teams. Het is een bewijs voor betrokkenheid van je teamleden.
In de praktijk zie ik vaak dat net gedaan wordt alsof deze misverstanden en meningsverschillen niet bestaan en wordt er een kunstmatige harmonie in stand gehouden. Dat is een voedingsbodem voor onderhuidse conflicten. En voor je het weet is het een groot PROBLEEM geworden.
Teamleden die niet meer met elkaar willen samenwerken, niet meer met elkaar willen praten, elkaar geen hulp meer bieden en/of elkaar gaan pesten. Soms wordt het zo erg, dat mensen gestrest raken en zich ziek melden. De resultaten worden slechter en jij loopt de hele dag brandjes te blussen en gaten te dichten.
Wat kun je als manager doen om dat te voorkomen?
Dit is natuurlijk niet wat je wilt. Jij niet en het team niet. De eerste stap is daarom dat je direct actie onderneemt als je merkt dat de misverstanden en meningsverschillen ondergronds dreigen te gaan. Als het probleem klein is, is het gemakkelijker op te lossen. Je hoeft het niet direct met het hele team te bespreken, je kunt ook om de tafel gaan met de teamleden die er direct bij betrokken zijn.
Of je het met het hele team bespreekt of met een deel van het team, het moet voor iedereen duidelijk zijn dat je het niet erg vindt dat er een meningsverschil is, maar wel dat het niet openlijk besproken wordt en gezocht wordt naar een gezamenlijke oplossing. Het moet ook voor iedereen duidelijk zijn dat jij niet met de oplossing komt of de oplossing bedenkt, jij begeleidt het proces. De teamleden zullen zelf met de oplossing moeten komen.
SDV-model
Het SDV-model kan je helpen bij je rol als procesbegeleider. Het is te vergelijken met een gap-analyse. Het SDV-model bestaat uit 3 stappen en gaat ervan uit dat het probleem helder is en alle betrokkenen het probleem begrijpen. Hierna licht ik de stappen toe:
Stap 1. Bespreek met het team de huidige situatie rond het probleem en stel de volgende vragen:
- wat gaat er goed
- wat gaat er niet goed
- wat zijn de feiten op dit moment
- wat vindt het team van de situatie.
Iedereen moet deze vraag beantwoorden. Het team krijgt zo een eenduidig gevoel bij de huidige situatie en benoemt de belangrijkste problemen. Als er meerdere problemen worden genoemd, vraag dan welk probleem het eerst moet worden aangepakt.
Stap 2. Het doel is de situatie die je in de toekomst wilt bereiken. Vraag het team hoe de toekomst van het team eruitziet als het huidige probleem is opgelost en alles goed loopt. Het belangrijkste is dat het team een gezamenlijke doelverklaring opstelt voor het aan te pakken probleem.
Stap 3. Vraag naar voorstellen om het gat tussen de huidige situatie en het toekomstdoel te overbruggen: hoe kom je van hier naar daar? Van A naar Beter? De voorstellen zijn ideeën voor de oplossing waarmee de doelverklaring wordt bereikt. Vervolgens bepaalt het team welke (combinatie van) ideeën het beste zijn om het gewenste doel te bereiken. Vergeet niet om af te spreken dat over 2 of 3 maanden de resultaten worden besproken en geëvalueerd. Zo kun jij en het team de groei van het team monitoren.
Dit model is vooral geschikt als het team de huidige situatie goed begrijpt en een doel voor de toekomst in gedachten heeft. Sommige problemen zijn complexer of vereisen meer analyse om er goed grip op te krijgen. Daarop zal ik de volgende keer ingaan.
Conclusie
Waar mensen samenwerken ontstaat misverstanden. Dat is heel normaal voor het werken in teams. Laat het geen onderhuids conflict worden. Grijp in en bespreek de problemen met (een deel van) het team volgens het SDV-model.
Wil je weten hoe je een winnend team creëert of wil je ermee aan de slag? Vraag dan een strategie-gesprek met mij aan of meld je aan voor het seminar “Hoe krijg ik mijn team in beweging” op 14 januari 2016.
No comments yet.