Een tijdje geleden had ik een voorbespreking met een manager over de inschaling van een nieuwe medewerkster. De manager deed een voorstel. Dat paste helemaal binnen de kaders. We waren het daarom snel eens. Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek deed de manager het voorstel aan de medewerkster. Zij was niet blij en vond het salaris te laag. Ze wilde er een periodiek bij. De manager hield voet bij stuk. En de medewerkster ook.
Na afloop van het gesprek, zei de manager tegen mij, dat hij door mijn voorstel nu in de problemen zat. Ik was verbijsterd. Wat gebeurde hier? De manager had dit voorstel zelf gedaan. Ik had hier geen bijdrage aan geleverd of er invloed op gehad. En nu kreeg ik de schuld van de mislukte onderhandelingen. Wat moest ik doen?
Wel of niet tegenspreken
Ik bedacht dat ik twee dingen kon doen: (1) de manager niet tegenspreken en de schuld op me nemen of (2) de manager tegenspreken en vertellen hoe het volgens mij was gegaan.
De eerste mogelijkheid betekende ook dat ik moest slikken. Ik had het gevoel dat ik iets moest pikken wat niet mijn verantwoordelijkheid was. Dat ik over me heen liet lopen als ik er niets van zou zeggen. Ik was verantwoordelijk voor het advies en het bewaken van de kaders. De manager is en was verantwoordelijk voor het besluit. Maar het geven van feedback, daar zag ik enorm tegen op.
De tweede mogelijkheid betekende het nemen van een risico. Ik wist namelijk niet hoe de manager zou reageren, want ik werkte pas twee weken bij deze organisatie. Ik had wel het gevoel dat ik me moest verdedigen tegen het ‘onrecht’ wat mij werd aangedaan. Ik bedacht ook dat als ik er nu niets van zou zeggen, het een volgende keer nog moeilijker zou zijn.
Knikkende knieën
Dus haalde ik twee keer diep adem. Met knikkende knieën en een steen in mijn maag vertelde ik de manager, dat het zijn voorstel was geweest en dat ik het niet prettig vond dat hij mij de schuld wilde geven van de mislukte onderhandelingen. Het bleef even stil. Toen zei hij: ‘Erika, je hebt gelijk. Het was mijn besluit. Het was niet mijn bedoeling om jou de schuld te geven. Het spijt me.’
Ik voelde me enorm opgelucht. En trots op mezelf dat ik het gezegd had. Tegelijkertijd vroeg ik me af of het niet gemakkelijker kon. Waarom is het toch zo moeilijk om feedback te geven? Is het om de lieve vrede te bewaren, om in een goed blaadje te komen, om niet afgewezen te worden? Hoe dan ook, ik wilde een volgende keer feedback kunnen geven, zonder knikkende knieën en een steen in mijn maag. Niet alleen bij deze manager, maar bij alle managers waaraan ik adviseerde.
Het kan anders. Dat is ook wat ik mijn klanten leer. Het geven van feedback is eigenlijk heel makkelijk. Het heeft vooral te maken met hoe je tegen feedback aankijkt en wat voor relatie je hebt met de manager aan wie je adviseert. Hier volgen 8 tips, zodat het ook voor jou gemakkelijker wordt om feedback te geven. (bron: Jana Niemann)
Je kijk op het geven van feedback
- feedback geven is geen uiten van kritiek, maar een mogelijkheid om informatie te geven over iemands functioneren.
- Als je de ander geen informatie geeft over zijn/haar functioneren, ontneem je hem/haar de mogelijkheid om het de volgende keer anders te doen;
- als je informatie krijgt over je functioneren, dan weet je beter wat er van je wordt verwacht en kun je zelf je handelen bijsturen. Doe je het goed, dan is dat goed voor je zelfvertrouwen. Doe je het niet goed, dan zet je een stapje harder om betere prestaties te leveren.
- Als je negatieve feedback krijgt, roept dat soms gevoelens van woede en schaamte op. Als jij degene bent die de feedback geeft, krijg je de woede van de ander over je heen.
Geven van feedback aan managers
Bij managers speelt nog iets anders, namelijk hoe ze zichzelf zien en hoe ze door anderen worden gezien. Managers hebben een belangrijke positie in de organisatie en hebben daarom meer te verliezen dan medewerkers. Vooral bij negatieve feedback. Daarom is het geven van feedback aan managers een gevoelige kwestie.
- Als je een goede relatie hebt met de manager, dan vertrouwt de manager erop dat je het beste voor hem/haar wilt ook bij het geven van feedback;
- geef alleen indirecte feedback en kleedt het voorzichtig in. Niet: ‘Dat was een heel slecht gesprek.’ Wel: ‘Het is ook heel moeilijk om zo’n gesprek te voeren.’
- gebruik de sandwich-methode, dus zeg eerst iets positiefs, dan iets negatiefs en dan weer iets positiefs;
- blijf altijd aardig, want iedereen werkt liever samen met mensen die aardig zijn.
Tot slot
Als je deze tips gebruikt bij het geven van feedback, dan is het veel gemakkelijk. De informatie wordt door de manager gebruikt om zijn of haar functioneren te verbeteren. En jij kunt de informatie geven zonder knikkende knieën.
Welke van deze tips spreekt jou het meeste aan en waarom? Plaats je reactie in het reactieveld hieronder. Alvast bedankt voor het delen!
Ik wens je veel succes in HR, Erika Lunsche
P.S. Deel dit artikel met je netwerk en je collega’s, zodat zij ook kunnen profiteren van dit artikel. Klik op één van de social media knoppen om het artikel te delen.
No comments yet.