Een klant van mij, Jan, is manager van een afdeling met 25 medewerkers. De medewerkers zijn hoog opgeleid, 40% heeft een HBO-opleiding en 60% een wetenschappelijke opleiding (WO). Het werk bestaat uit het opzetten van onderzoek, analyseren welke data nodig is om antwoord op de onderzoeksvragen te krijgen en het binnenhalen van data. De WO-opgeleide medewerkers vinden dat ze te weinig tijd kunnen besteden aan het opzetten van onderzoeken en analyseren welke data nodig is, omdat ze te veel bezig zijn met het binnenhalen van data (en het oplossen van de problemen die dat met zich meebracht). Het binnenhalen van data is primair de taak van de HBO-opgeleide medewerkers. Als je naar de verdeling van de taken kijkt, is de verdeling ongeveer 60% HBO-werk en 40% WO-werk.
Vacature
Een van de WO-opgeleide medewerkers, Carla, stroomt intern door naar een andere afdeling en er ontstaat een vacature. Jan, de manager, wil de functie die Carla achterlaat openstellen. Zo gebeurt het vaak. Dat betekent dat de bestaande werkverdeling in stand wordt gehouden. Voor deze afdeling betekent dat dat de ontevredenheid van de WO-opgeleide medewerkers blijft en de scheve verhouding tussen medewerkers en taken van de afdeling blijft. Een vacature biedt volgens mij juist kansen. Daarover ben ik met Jan in gesprek gegaan.
Analyse
In het gesprek heb ik Jan de volgende vragen gesteld:
- Zijn er werkzaamheden van Carla, de vertrekkende medewerker, die andere medewerkers kunnen overnemen?
- Welke werkzaamheden blijven er dan over?
- Als andere medewerkers werkzaamheden van Carla overnemen, welke taken kunnen zij dan niet meer doen? Kunnen anderen deze taken overnemen?
- Vormen alle overgebleven taken/werkzaamheden een nieuwe functie?
- Welke eisen en welk opleidingsniveau wordt aan de functie gesteld? En hoeveel uur per week?
Besluit
Jan heeft hier over nagedacht en op basis van de antwoorden op de vragen heeft Jan, de manager, besloten om de WO-werkzaamheden van Carla te verdelen onder de WO-opgeleide medewerkers. De resterende werkzaamheden zijn samengevoegd met de overblijvende taken van de WO-medewerkers. Dit heeft geleid tot tevredenheid bij alle partijen. Ook de leidinggevende van Jan was blij: het werven van een HBO-er is goedkoper dan een WO-er.
Conclusie
Kijk bij het ontstaan van een vacature eerst of er taken door andere medewerkers overgenomen kunnen worden. Voeg de overgebleven taken samen tot een nieuwe functie en werf daar een nieuwe medewerker voor. Hiermee wordt bereikt dat medewerkers iets nieuws kunnen doen en er een andere taakverdeling ontstaat. In dit voorbeeld heeft het ook geleid tot het openstellen van een ‘goedkopere’ functie dan het geval was geweest als de oorspronkelijke vacature was opengesteld.
Ik wens je succes in HR, Erika Lunsche
P.S. Deel dit artikel met je netwerk en je collega’s, zodat zij ook kunnen profiteren van dit artikel. Klik op één van de social media knoppen om het artikel te delen.
No comments yet.