Regels en procedures zijn nodig om gedrag te sturen. Als er geen verkeersregels zijn, wordt het een puinhoop op de weg. Regels en procedures zijn nodig om te weten hoe je moet handelen in bepaalde situaties. Regels en procedures zijn nodig binnen organisaties om zaken snel en efficiënt af te handelen en gelijke gevallen op dezelfde manier te behandelen.
Met regels en procedures los je niet alles op
Elke dag kan er iets gebeuren wat je niet hebt bedacht, waar niet aan is gedacht en waar geen regel voor is. En dan? De gebruikelijke reactie is dan: een nieuwe regel. Er komt een werkgroep die zich over de materie buigt. Ze doen onderzoek, komen met een voorstel en het voorstel wordt aangenomen.
Veeg overbodige regels van tafel
Ze helpen niet echt. Met elke extra regel of procedure wordt de vrijheid van medewerkers kleiner en voelen ze zich minder verantwoordelijk.
Natuurlijk hebben we regels en procedures nodig, maar pas de 80-20-regel toe. Met 20% van de regels en procedures heb je grip op 80% van de gevallen. Het is rechtvaardig en efficiënt om die 20% regels en procedures te hebben.
De resterende 80% van de regels en procedures zijn voor de 20% uitzonderingen. Veeg deze 80% van tafel en laat je medewerkers de uitzonderingsgevallen zelf oplossen. Stel de regels en procedures zo op, dat er ruimte is voor de uitzonderingsgevallen. Op basis van gezond verstand en omdat professionals liever iets goed dan fout doen. “We moeten meer vonken en minder vinken”, aldus Mathieu Weggeman.
Wil je hier direct mee aan de slag?
- Kies elke week een regel of procedure uit;
- Zet alle belanghebbenden van de regel bij elkaar
- Richt een Kafka-brigade op in je organisatie op; en
- Ban de regels voor uitzonderingen uit.
Meer weten?
Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of wil je er meer informatie over, neem dan contact met mij op. Mail naar erika@succesinhr.nl of bel me op 06 – 22 43 33 69.
No comments yet.