Veel managers P&O worstelen met hun HR-beleid. Op de tekentafel ziet het beleid er goed uit. De directie heeft de vraag geformuleerd. Er heeft een gedegen analyse plaatsgevonden. De doelen en effecten zijn beschreven. En toch blijkt na een half jaar dat er verschillen zijn in het HR-beleid. Kortom, dit was niet wat je voor ogen had toen je het beleid beschreef. De laatste jaren vindt onderzoek plaats naar de rol van de lijnmanager als uitvoerder van HR-activiteiten. Anna Bos-Nehles heeft onderzocht of er belemmeringen zijn voor lijnmanagers bij het uitvoeren van HR-taken, en zo ja welke belemmeringen zij ondervinden.
Managers zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren en invoeren van het HR-beleid. Goede HR-implementatie is voor hen essentieel, omdat zij verantwoordelijk zijn voor de output en de prestaties van hun team. Zij voeren allerlei HR-activiteiten uit, zoals beoordeling, training en ontwikkeling van medewerkers, etc. De ervaring leert dat de uitvoering van HR-taken door managers lang niet altijd goed verloopt. In de literatuur worden daarvoor vijf oorzaken onderscheiden: (1) gebrek aan motivatie om HR-taken uit te voeren, (2) gebrek aan tijd voor de HR-verantwoordelijkheden, (3) gebrek aan HR gerelateerde competenties, (4) gebrek aan ondersteuning door HR-afdeling, en (5) gebrek aan duidelijk beleid & procedures. Managers zeggen zelf dat ze (1) tijdsdruk ervaren en dus weinig tijd aan hun HR-taken kunnen besteden, (2) te weinig relevante HR-competenties hebben om alle HR-taken goed uit te kunnen voeren, (3) onvoldoende ondersteuning van de HR-afdeling krijgen en (4) een gebrek aan beleid en duidelijke procedures voor hun HR-rol ervaren. Met de motivatie zit het wel goed en ze erkennen allemaal de toegevoegde waarde van hun HR-taken.
In de praktijk zijn managers erg creatief in het bedenken van oplossingen als ze belemmeringen in hun HR-rol ervaren. Gebrek aan tijd wordt opgelost door het delegeren van HR-verantwoordelijkheden naar ervaren medewerkers of administratieve medewerkers, soms ook gewoon door langer doorwerken of thuis dingen afmaken. Een tekort aan HR-competenties wordt opgelost door moeilijke of lastige taken terug te geven aan de HR-afdeling. Als managers niet (op tijd) goed en praktisch ondersteund wordt door de HR-afdeling, gaan ze ergens anders ondersteuning zoeken, bijvoorbeeld bij collega-managers, hun eigen baas, of de ARBO-dienst.
Managers vinden zelf niet dat er veel belemmeringen zijn in het uitvoeren van hun HR-taken. Om te bepalen welke belemmering dan nog het meeste effect op de uitvoering van HR-taken heeft, werd een regressieanalyse uitgevoerd. De resultaten laten zien, dat de meeste factoren geen effect hebben op hoe goed een manager de HR-taken uitvoert. Meer tijd, betere ondersteuning en beter beleid en procedures verbeteren de effectiviteit van managers in hun HR-rol niet. De uitzondering is het gebrek aan HR-competenties van managers. Als managers wel over HR-competenties beschikken, zullen ze zelf meer HR-taken uitvoeren.
Wat betekent dit voor de managementfunctie binnen organisaties. (1) Lijnmanagers moeten weten voor welke HR-taken zij verantwoordelijk zijn en waarom die taken belangrijk zijn voor de organisatie. Organisaties kunnen HR-verantwoordelijkheden in functie-omschrijvingen vastleggen en de manager beoordelen over de invulling ervan om het belang ervan te benadrukken. (2) Organisaties moeten managers niet met onnodige of tijdrovende administratieve taken belasten omdat deze taken hun motivatie verkleinen en tijd kosten. E-HRM applicaties en Shared Service Centers kunnen waardevolle oplossingen zijn voor het tijdsgebrek van het management. (3) Organisaties moeten voorkomen dat de span of control van managers te groot is, omdat dit tijdgebrek kan veroorzaken, zodat er te weinig tijd voor de begeleiding van medewerkers overblijft en de manager HR-verantwoordelijkheden delegeert aan anderen.
Wat betekent dit onderzoek voor HR-afdelingen? Wat kunnen zij doen om de manager (nog) beter te ondersteunen bij de uitvoering van de HR-taken? Anna Bos-Nehles geeft de volgende adviezen:
(1) Besteed aandacht aan de opleiding en motivatie van managers, want dan kunnen ze zelf de tijd- en beleidsproblemen oplossen. En een gebrek aan tijd of onduidelijke beleid & procedures speelt een kleine rol bij de uitvoering van HR-taken.
(2) Selecteer managers die gemotiveerd zijn om HR-taken te implementeren en die competent zijn om HR-taken uit te voeren. Vergroot de HR-competenties van managers door hen te trainen en goed te ondersteunen.
(3) Lever goede ondersteuning en wees een goede dienstverlener voor het management. Let voor een goede dienstverlening op de volgende punten: (a) bereikbaarheid, (b) geïnteresseerd zijn in en op de hoogte zijn van de operationele problemen van managers, (c) goed communiceren met het management over verwachtingen, ondersteuningsbronnen en terugkoppeling van adviezen, en (d) een partnerschap met het management opbouwen en zich gedragen als hun sparringpartner.
De echte HR-manager is daarom volgens mij de lijnmanager, die daarbij wel getraind en ondersteund wordt door de HR-afdeling.
Je kunt jouw mening hieronder in het reactieveld kwijt.
No comments yet.