Je hebt het gesprek met de directeur gevoerd. Je komt terug op je werkplek. Tijdens het gesprek zijn afspraken gemaakt. De directeur voert een aantal acties uit en jij ook.
Je heb niet één gesprek, maar je hebt meerdere gesprekken op een dag met verschillende managers. Aan het einde van de dag heb je een bladzijde vol acties en to do’s. Niet alleen die ene dag, maar meerdere dagen per week of per maand. De acties stapelen zich op en je hebt geen tijd om afspraken na te komen en acties uit te voeren. Zo ging het bij mij.
Werken op zaterdag
Weet je wat ik dan deed om weer orde in de chaos te krijgen? Eens in de acht weken ging ik op zaterdag naar kantoor (dat kon, want het was een organisatie waar één afdeling volcontinue werkte) en op die dag werkte ik mijn hele achterstand weg. Ik begon met het sorteren van de klussen die ik moest doen. Wat was belangrijk en wat niet en alles wat belangrijk was had ik aan het eind van de zaterdag klaar. En twee maanden later deed ik het hele proces opnieuw. Ik moet bekennen dat ik het heerlijk vond om zo’n hele dag rustig te werken zonder telefoontjes, collega’s of dringende mailtjes, maar thuis vonden ze het minder leuk. Dus ben ik op zoek gegaan naar een andere oplossing.
Die oplossing heb ik gevonden en die wil ik graag met je delen, zodat jij niet op een zaterdag (of een andere vrije dag) je achterstallige klussen weg moet werken. Hoe zorg je ervoor dat je al je gesprekken rustig kunt voeren en je werk op tijd af hebt. Hoe zorg je ervoor dat alles op rolletjes blijft lopen?
Een goede voorbereiding is echt het halve werk…
Ik heb een aantal tips voor je:
Tip 1: Net zoals de voorbereiding bij een gesprek hoort, hoort ook de nazorg bij het gesprek. Je kunt daar rekening mee houden door na elk gesprek een half uur tijd te reserveren in je agenda. Dat zorgt ook voor rust, want je zit niet op hete kolen als het gesprek iets uitloopt en je hoeft niet van het ene naar het andere gesprek te vliegen.
Tip 2: In dat halve uur zet je de gemaakte afspraken in een actielijst-mail. Zo weten jij en de manager welke afspraken er zijn gemaakt en wie wat wanneer gerealiseerd heeft. Deze lijst mail je naar de manager. De manager vindt het prettig om zo’n samenvatting van het gesprek te ontvangen en hij hoeft zelf geen aantekeningen te maken.
Tip 3: Op basis van de actielijst-mail ga je aan de slag met jouw acties. Je gaat niet met de uitvoering aan de slag, maar beoordeelt de acties op basis van het schema van Eisenhower dat bekend is geworden door Stephen Covey.
In het schema staan twee begrippen centraal, namelijk het begrip urgent, het kan niet uitgesteld worden, dringend, en het begrip belang, het draagt bij tot het bereiken van doelstellingen op langere termijn of bij het realiseren van persoonlijke waarden.
Er ontstaan vier kwadranten. In het eerste kwadrant vind je dingen die urgent en belangrijk zijn. Denk aan een crisis of een heftig emotioneel probleem. Dit is het kwadrant van de brandjesblusser. Het tweede kwadrant is niet urgent en belangrijk en hier vind je zaken die best nog even kunnen wachten, maar die wél belangrijk zijn. Als je het goed plant, heb je tijd om te overleggen en te overdenken, voordat de deadline zich aandient.
In het derde kwadrant komen zaken voor die wel urgent en onbelangrijk zijn. Denk aan sommige vergaderingen, bepaalde telefoontjes en onnodige interrupties. Je werkt aan zaken die voor een ander belangrijk zijn, maar niet voor jezelf. Het vierde kwadrant is het lummel-kwadrant, namelijk zaken die niet urgent en niet belangrijk zijn. Telkens je mail ofje apps controleren, surfen op internet, heel lang koffiedrinken.
Plaats de acties uit de actielijst-mail in één van de vier kwadranten. Het is de kunst dat er zoveel mogelijk zaken in het tweede kwadrant terechtkomen van wel belangrijk maar (nog) niet urgent. Al is een crisis op z’n tijd natuurlijk fijn voor de adrenaline.
Tip 4: Wat ik daarna doe is de acties waar ik de hulp van anderen voor nodig heb, bijvoorbeeld formatie-overzichten, een analyse van het verloop, de effectiviteit van een bepaalde opleiding op het gedrag van medewerkers, als eerste uitzetten. Hoe eerder de ander weet dat je iets van hem/haar verwacht en wat je verwacht en wanneer dat klaar moet zijn, des te fijner dat voor de ander is. Hij/zij kan daar dan tijdig rekening mee houden. Ik heb vaak meegemaakt dat als ik een ander iets vraag, dat hij/zij dan verwacht dat het morgen klaar moet zijn. Als ik dan zeg dat ik het niet morgen, maar over twee of drie weken wil hebben, dan is de ander opgelucht en blij.
Tip 5: De overige acties zet je in je agenda op momenten dat je tijd hebt om eraan te werken. Houdt daarbij rekening met je eigen bio-ritme en de werkplek. Werk bijvoorbeeld niet aan moeilijke of lastige kwesties vlak na de lunch, want dan kost het je meer tijd.
Tip 6: Als het halve uur nog niet voorbij is, dan heb je tijd om je hoofd leeg te maken en je voor te bereiden op het volgende gesprek.
De ideale wereld bestaat niet.
Nu klinkt dit erg ideaal. In de praktijk zal het halve uur na het gesprek niet altijd zo gaan. Dan gaat de telefoon drie keer, je collega komt langs met een vraag en je wilt ook je mail nog even bekijken. Voor je het weet zit je hoofd weer vol met niet urgente en niet belangrijke zaken. Dus daarom de allerbelangrijkste tip: reserveer de helft van je werkdag voor zaken uit kwadrant I en III. Natuurlijk zijn het niet allemaal urgente zaken, maar voor jou kan het wel rust creeeren.
Heb jij nog een tip voor een goede voorzorg en nazorg voor je gesprekken met de manager? Deel het met je collega’s en laat je reactie achter in het reactieveld. Bij voorbaat dank.
Ik kijk ernaar uit je reactie te lezen. Welke tip wil je met ons delen? Laat je reactie hieronder achter. Als dank voor het delen, ontvang je van mij een mooi cadeau. Een GRATIS strategie-gesprek van 30 minuten (telefonisch of via skype).
Ik wens je succes in HR, Erika Lunsche
P.S. Deel dit artikel met je netwerk en je collega’s, zodat zij ook kunnen profiteren van dit artikel. Klik op één van de social media knoppen om het artikel te delen.
No comments yet.