Zo kom je als HR-adviseur aan tafel bij de manager – deel 1

We willen graag de manager en directeur van dienst zijn door goede ondersteuning te bieden. Die ondersteuning begint in gesprekken aan tafel met de manager. Het klinkt zo eenvoudig. Natuurlijk ben je prima in staat om te reageren op vragen van de manager en geef je daar een goed antwoord op. Wat ik bedoel is; hoe zorg je dat je op regelmatige basis in gesprek bent met je manager of directeur? Hoe kun je de operationele vragen gebruiken bij strategische vraagstukken? Hoe organiseer je dat?

Ik vind dit een belangrijk onderwerp waar veel over te vertellen valt. Daarom schrijf ik hierover een serie van drie artikelen. In dit eerste artikel komt aan de orde hoe je aan tafel komt en blijft, ongeacht hoe lang je als HR-adviseur bij je huidige organisatie werkt. Ik vind het belangrijk om regelmatig met de manager of directeur om de tafel te zitten. Zo leer je hem of haar goed kennen en kun je een relatie opbouwen. Hij (of zij natuurlijk) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de HR-taken, maar dat is niet zijn vakgebied. Voor advies en ondersteuning is hij afhankelijk van zijn HR-adviseur. Jij bent de deskundige op het vakgebied van personeelsmanagement en organisatieontwikkeling. Als je dat combineert met de praktijk van de manager of directeur, kun je veel waarde toevoegen. 

‘We bellen wel als we je nodig hebben’

Deze opmerking kreeg ik meteen naar mijn hoofd toen ik voorstelde om regelmatig aan tafel te zitten om mijn kennis op het P&O-vlak te combineren met de praktijk van de manager. Ik was net begonnen als HR-adviseur en op de tweede werkdag zat ik bij het MT. Ik stelde me voor, vertelde wat over mijn achtergrond en ervaring binnen het HR-vak en eindigde met de wens dat ik regelmatig met hen in gesprek wilde. De leden van het MT stelden zich aan mij voor en vertelden daarna dat zij niet zaten te wachten op structureel overleg. Ik was in korte tijd de zoveelste HR-adviseur en ze hadden er weinig vertrouwen in dat ik iets toe kon voegen. Ze lieten me weten dat ze me zouden bellen als ze mij nodig hadden. Oeps, dat was niet de bedoeling, want ik weet dat je er dan te laat bij betrokken wordt. Dus heb ik, met het zweet in mijn handen, heel stoer gezegd; ‘Dat is niet mijn manier van werken. Als we het goed willen doen, zullen we zaken tijdig en vooraf moeten bespreken. Dat zorgt ervoor dat we minder brandjes hoeven te blussen of achteraf fouten moeten herstellen. Het bespaart jullie tijd en gedoe.” De managers keken mij aan en gaven mij het voordeel van de twijfel. Een paar maanden later vertelden ze dat ze blij waren met deze werkwijze.

5 tips om aan tafel te komen

Of je nu net begint of al een paar jaar bij de organisatie werkt, het kan lastig zijn om regelmatig aan tafel te komen.  Met deze tips kom je als HR-adviseur gemakkelijker aan tafel:

Tip 1: als je nieuw in de organisatie bent kun je zeggen dat je een eigen werkwijze ontwikkeld hebt. Deze werkwijze bespaart het management tijd, geld en gedoe;

Tip 2: als je al een paar jaar in de organisatie werkt, is er al een werkwijze ontstaan die moet veranderen. Als je met meerdere HR-adviseurs bent, dan kun je wisselen met je collega’s van aandachtsgebied, sector, domein, of directie. Met de ‘nieuwe’ managers kun je dan opnieuw beginnen. Je kunt niet zeggen dat je al een eigen werkwijze hebt, maar dat die wilt ontwikkelen. Eventueel kun zeggen dat je je baseert op ervaringen van collega’s buiten de organisatie;

Tip 3: als je geen collega’s hebt met wie je kunt wisselen, dan kun je eerst onderzoeken of de managers er behoefte aan hebben. Je kunt een vragenlijst opstellen en die door de managers in laten vullen of je kunt bij iedereen langs gaan en vragen wat ze nu vinden van de ondersteuning en op welke wijze die verbeterd kan worden. Zorg er dan voor dat je een paar voorbeelden bij de hand hebt die minder tijd en geld gekost zouden hebben als je vaker aan tafel had gezeten;

Tip 4: als een onderzoek niet mogelijk is, dan kun je in het jaarplan voor de afdeling P&O laten opnemen dat je het contact met het management wilt intensiveren. Dan heb je een reden om het gesprek aan te gaan. Een variant hierop is dat het hoofd HRM aankondigt in het MT/DT dat de dienstverlening van de HR-adviseurs intensiever wordt;

Tip 5: als het management aarzelt of ze dit wel willen, stel dan een pilotperiode voor. Spreek bijvoorbeeld af dat je gedurende 6 maanden regelmatiger HR-gesprekken voert en daarna evalueert of het management tevreden is, of het leidt tot minder fouten en/of leidt tot betere uitvoering van de HR-taken door jouw adviezen. Je hebt de mogelijkheid gecreëerd om in 6 maanden te bewijzen waar je toegevoegde waarde ligt.

Dit zijn mijn 5 tips, maar er zijn natuurlijk meer manieren om aan tafel te komen met de manager of directeur. Ik ben benieuwd hoe jij dat gedaan hebt. Laat me weten op welke manier jij aan tafel bent gekomen met de manager of directeur? Deel je tip in het commentaarveld hieronder.  

Ik heb een cadeau voor je!

Ik kijk er naar uit je reactie te lezen, ik ben heel benieuwd naar jouw tip. Deel je het in het commentaarveld? Als dank voor het delen ontvang je van mij een mooi cadeau! Een GRATIS skype-sessie. Zie het als samen koffie drinken, want tijdens onze skype-sessie help ik je meerwaarde te bieden met je HR-gesprekken.

Ik wens je succes in HR, Erika Lunsche

PS. Het volgende artikel gaat over operationele vragen en strategische vraagstukken.

PPS. Deel dit artikel met je netwerk en je collega’s, zodat zij ook kunnen profiteren van dit artikel. Klik op één van de social media knoppen om het artikel te delen.