Het einde van het jaar nadert. Er komen een paar drukke weken aan. De resultaten van dit jaar worden geïnventariseerd en geëvalueerd. De plannen voor volgend jaar staan alweer op stapel. En alsof dat nog niet genoeg is, moet je ook nog met al je medewerkers een evaluatiegesprek of beoordelingsgesprek voeren. Voor jou misschien een routineklus, maar voor je medewerkers heel belangrijk. Zij willen graag van jou horen hoe ze het doen en of je tevreden bent. Het is daarom belangrijk deze gesprekken niet af te raffelen of medewerkers het gevoel te geven dat je de inhoud van het vorige gesprek hebt gekopieerd.
Een goede voorbereiding …..
Mijn ervaring is dat de voorbereiding er meestal bij inschiet. Een dag voor het gesprek is er tijd in de agenda gereserveerd. De vorige evaluatie of beoordeling wordt erbij gepakt en het functioneringsgesprek wordt gelezen. Je wilt nog wat navragen over de resultaten bij een collega. Je stuurt een mail met het verzoek of de ander met spoed wil reageren op je vraag. Er was een uur voorbereidingstijd in de agenda geblokt, maar na een half uur is er weer een ‘brandje’ wat geblust moet worden. De voorbereiding valt in het water. Als de medewerker de volgende dag om voorbeelden vraagt, schieten ze op dat moment niet te binnen. Jij voelt je betrapt en de medewerker voelt zich niet serieus genomen. Zonde van de tijd en de moeite.
….. is het halve werk
Bij dit soort gesprekken zit het geheim in een goede voorbereiding. Als je de voorbereiding combineert met het maken van een verslag van het gesprek, levert het zelfs tijd op. Voordat je denkt dat je geen verslag kunt maken van een gesprek wat je nog niet hebt gevoerd, neem van mij aan, dat dat wel kan. Ik heb het zelf vaak gedaan en spreek uit ervaring. Het werkt als een tierelier.
Maak van te voren het gespreksverslag
Het vooraf maken van het verslag levert, behalve tijd, nog vier andere voordelen op:
- Je merkt dat je op basis van je eigen waarneming onvoldoende informatie hebt over bepaalde aspecten van het functioneren van de medewerker. Je kunt heel precies aangeven welke informatie je van een projectleider of college nodig hebt. De onderbouwing van je oordeel wordt beter.
- Tijdens het voorbereiden van het gesprek merk je dat je te weinig of verkeerde voorbeelden hebt om het functioneren of het gedrag te onderbouwen. Omdat je nog genoeg tijd hebt, weet je ook dat de voorbeelden je op tijd te binnen schieten.
- Als je het verslag maakt, schrijf dan alsof je met de medewerker in gesprek bent. Zo voorkom je dat het een kopie wordt van het vorige evaluatie- of beoordelingsgesprek. Leef je in, zodat je de juiste snaar raakt, ook als het geen positieve beoordeling is.
- Als je tijd wilt besparen, houd je dan aan het verslag. Je wilt het immers niet herschrijven. Spreek daarom uit wat je hebt opgeschreven en voeg alleen de reactie van de medewerker aan het verslag toe.
Conclusie
Met een goede voorbereiding van het evaluatie- of beoordelingsgesprek neemt de waarde van het gesprek toe. Zowel voor jou als voor de medewerker. Maak vooraf een verslag van het gesprek, zodat je weet wat je gaat vertellen, de juiste voorbeelden bij de hand hebt en voorkomt dat het lijkt op het vorige gesprek.
Ik zou het leuk vinden als je jouw ervaringen met deze aanpak deelt. Laat het weten in het reactieveld hieronder. En als je denkt dat de informatie ook voor je collega waardevol kan zijn, deel het via één van de onderstaande knoppen.
No comments yet.